Resposta rápida

Escolha o Trello se o que você precisa acompanhar é o andamento de tarefas em etapas claras: o cartão entra numa lista, muda de lista conforme avança, e o quadro mostra a situação de tudo de longe. Quem só precisa disso costuma resolver no Trello no mesmo dia, sem montar nada antes de começar.

Escolha o Notion se o que você precisa é guardar informação — notas, procedimentos, registros de clientes, documentação de projeto — e cruzar essa informação com tarefas. A contrapartida é que nada vem pronto: você decide o que é uma base de dados, quais propriedades ela tem e quais visualizações usar antes de o espaço ficar útil.

O que cada ferramenta é

O Trello tem quatro componentes: quadro, lista, cartão e menu do quadro. O guia oficial descreve a lista como o lugar que mantém os cartões organizados em seus estágios de progresso e o cartão como a menor e mais detalhada unidade do quadro. O modelo é fixo: cartão dentro de lista, lista dentro de quadro. Você não escolhe a estrutura, você usa a que existe.

No Notion a unidade é a página, formada por blocos, e as bases de dados são coleções de páginas. Cada item de uma base de dados é uma página inteira, com propriedades no topo e conteúdo livre abaixo. Um quadro kanban no Notion é uma visualização entre outras — tabela, lista, calendário, galeria — sobre a mesma base de dados. No Trello, o cartão é a estrutura. No Notion, o cartão é um jeito de olhar para um conjunto de páginas.

Como funciona a escolha

A lista de recursos não decide esta comparação: os dois desenham quadros com colunas e cartões, e os dois têm planos gratuitos. O que decide é o que você precisa guardar dentro de cada item.

No Trello, o cartão comporta nome, descrição, checklist, etiquetas, anexos, comentários e data. Não há subpáginas dentro dele. Relações entre quadros dependem de espelhamento de cartões, recurso que a tabela oficial de planos não lista no plano gratuito — assim como campos personalizados. Quando a informação cresce, o Trello empurra parte da estrutura para os planos pagos, sem mudar o modelo. Se a dúvida é se vale pagar por um gerenciador de tarefas, a conta está em Gerenciador de tarefas pago vale a pena?

No Notion, o item de uma base de dados pode conter subpáginas, outra base de dados e texto longo, e as propriedades ficam no topo da página. Isso permite guardar no mesmo lugar o projeto, as tarefas dele e as notas que explicam as decisões. O preço dessa flexibilidade é a montagem: nada existe até você criar a base de dados, definir as propriedades e escolher as visualizações.

É aí que as duas frustrações aparecem. Quem quer simplicidade chega ao Notion, cria uma página e descobre que até uma lista de tarefas pede uma base de dados com propriedades e visualizações; não existe um caminho pronto de lista simples. Quem precisa de estrutura chega ao Trello, cria um quadro por projeto e depois não tem onde aninhar documentação nem ligar itens de quadros diferentes sem recorrer a recursos dos planos pagos. Nos dois casos o problema não é a ferramenta: é o modelo escolhido para um uso que ele não cobre.

Diferença por critério

Critério Trello Notion
Unidade básica Cartão dentro de lista, dentro de quadro Página feita de blocos; cada item de base de dados é uma página
O que cabe dentro do item Descrição, checklist, etiquetas, anexos, comentários, data Subpáginas, outras bases de dados, propriedades, texto longo
Quadro kanban É a própria estrutura do produto É uma visualização sobre a base de dados
Plano gratuito US$ 0; até 10 colaboradores e até 10 quadros por espaço de trabalho; 10 MB por arquivo Gratuito; páginas e blocos ilimitados para uso individual e limitados com 2 ou mais membros; 5 MB por arquivo; histórico de 7 dias
Campos personalizados e espelhamento de cartões Não disponível no plano Free; disponível nos planos pagos Propriedades e visualizações desde o plano gratuito
Cobrança dos planos pagos Por usuário, em dólar, na página oficial Por membro (assento); em dólar no site e em reais na App Store brasileira
Preço oficial em reais no site Não disponível Não disponível

Quanto custa para um usuário brasileiro

Nenhum dos dois publica preço em reais na página de planos. A página do Notion em português informa “Preços em USD”; a do Trello exibe os valores em dólar e as versões em português da página de preços retornam erro. Isso não é preço oficial em reais: o valor final muda com o câmbio e com os encargos da operadora do cartão, e converter dólar para real não substitui a tabela oficial.

No Trello, os valores em dólar por usuário/mês são: plano Free US$ 0, com até 10 colaboradores e até 10 quadros por espaço de trabalho; Standard US$ 5 na cobrança anual (US$ 6 na mensal); Premium US$ 10 na anual (US$ 12,50 na mensal); Enterprise US$ 17,50 na anual, o equivalente a US$ 210 por usuário por ano.

No Notion a cobrança é por membro, e a loja brasileira de aplicativos lista compras dentro do app em reais: Plus mensal R$ 59,90, Plus anual R$ 599,90, e duas opções de Business, R$ 149,90 e R$ 1.499,90. Uma restrição acompanha esse canal: o Plus comprado no celular fica limitado a espaços de trabalho com um único membro, segundo o centro de ajuda do Notion. Fora do app, a cobrança segue por membro e em dólar. O Plus com limite de um membro é gratuito para estudantes e professores.

Quando o Trello faz mais sentido

  • Você tem etapas definidas e quer ver o estado de tudo num relance, com a lista funcionando como status.
  • Você quer começar hoje, sem configurar estrutura: criar quadro, listas e cartões.
  • O time cabe no plano gratuito, que aceita até 10 colaboradores por espaço de trabalho.
  • O que você guarda é tarefa, e o texto de apoio é curto o bastante para caber na descrição, no checklist ou nos comentários do cartão.

Quando o Notion faz mais sentido

  • Você precisa guardar documentos, procedimentos e notas, além das tarefas.
  • A informação se relaciona: projetos que contêm tarefas, tarefas ligadas a pessoas ou clientes.
  • Você quer ver o mesmo conteúdo como tabela, quadro, lista ou calendário sem duplicar os dados.
  • Você aceita montar a estrutura antes de usar e entende que essa montagem é o que dá a flexibilidade.
  • Você trabalha sozinho, caso em que o plano gratuito não limita páginas nem blocos.

Pontos de atenção

  • Comparar por lista de recursos leva à escolha errada, porque o Notion também monta quadros kanban. O que difere é o que acontece quando o quadro deixa de bastar.
  • “Gratuito” significa coisas diferentes nos dois. O Trello limita colaboradores e quadros por espaço de trabalho; o Notion não limita páginas e blocos para uso individual, mas limita o uso em espaços com dois ou mais membros e reduz armazenamento por arquivo e histórico de versões.
  • Preço em dólar não é preço em real. Se você precisa de nota fiscal e pagamento nacional, confirme no site oficial qual moeda e qual meio de pagamento estão disponíveis no dia da compra.
  • O custo da escolha errada aparece em momentos diferentes. No Notion, ele vem na frente, na montagem; no Trello, ele aparece depois, quando a informação cresce e não há onde acomodá-la.

Veredito

Se o que você precisa guardar é o que fazer e em que pé está, o Trello entrega isso sem montagem e cobre até 10 colaboradores no plano gratuito. Se o que você precisa guardar é informação que se relaciona com tarefas, o Notion é o modelo que acomoda isso, e o tempo de montagem é o preço da estrutura. Se a dúvida continuar, faça a lista do que entraria em cada item do seu controle: se todos os itens forem tarefas, use o Trello; se algum item precisar conter documento, subpágina ou relação com outro item, use o Notion.