Quanto custa ter um funcionário além do salário?

Resposta curta

O custo empresarial de um funcionário é o salário somado a quatro blocos: encargos mensais sobre a folha (INSS patronal, FGTS e o seguro contra acidentes de trabalho), provisões de verbas pagas em períodos específicos do ano (13º salário e férias), benefícios concedidos ou negociados por fora do salário e o que a empresa gasta para admitir, manter e desligar essa pessoa. O salário é o maior item, mas não é a conta.

Em um cenário de referência apresentado mais abaixo, com salário de R$ 2.500 e risco de acidente leve, os encargos mensais correspondem a 29% do salário. Somando a provisão de férias e a do 13º, o acumulado chega perto de 37% — antes de benefícios, exames ocupacionais e qualquer verba de rescisão.

O que entra na conta

Salário contratado

É a remuneração bruta registrada. O valor que o funcionário recebe na conta já vem menor, porque sobre ele incidem a contribuição previdenciária do trabalhador e o Imposto de Renda Retido na Fonte. Esses dois descontos saem do bolso do empregado, não reduzem o que a empresa paga e por isso não entram como custo patronal — confundir salário bruto, líquido e custo da empresa é o erro que infla ou esconde a conta.

INSS patronal

A contribuição previdenciária a cargo da empresa é de 20% sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas no mês aos segurados empregados, conforme o inciso I do art. 22 da Lei 8.212, de 1991. Esse é o regime geral.

Existe um regime alternativo de substituição, criado em 2011 para setores intensivos em mão de obra, em que a empresa contribui sobre a receita bruta em vez da folha. Ele está em extinção gradual até 2027, conforme o art. 9º-A da Lei 14.973, de 2024: em 2026, as empresas optantes recolhem 60% da alíquota sobre a receita bruta e 50% das alíquotas que incidiriam sobre a folha, e a cobrança integral sobre a folha volta em 2028. Só quem tem atividade enquadrada entre os setores beneficiados participa desse regime. Em 30 de abril de 2026, o Supremo Tribunal Federal julgou a ADI 7633, declarou inconstitucional a lei que havia prorrogado o benefício por falta de estimativa de impacto orçamentário e preservou os efeitos da norma de 2024, ou seja, o cronograma de transição segue valendo. O STF não alterou os percentuais.

FGTS

O empregador deposita 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior em conta vinculada do empregado, incluída a gratificação natalina, com vencimento até o dia 7 de cada mês. Em contrato de aprendizagem a alíquota cai para 2%. O dinheiro não vai para o trabalhador naquele mês: fica depositado, e é por isso que muita gente esquece de contá-lo no custo. O art. 18 da Lei 8.036, de 1990, soma a esse bloco o depósito de 40% sobre o montante de todos os depósitos do contrato em caso de despedida sem justa causa.

Seguro contra acidentes de trabalho

É a contribuição destinada ao financiamento dos benefícios por incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho, prevista no inciso II do mesmo art. 22: 1% para empresas de risco leve, 2% para risco médio e 3% para risco grave, conforme a atividade preponderante. O art. 10 da Lei 10.666, de 2003, permite que essa alíquota seja reduzida em até 50% ou aumentada em até 100% conforme o desempenho da empresa em frequência, gravidade e custo de acidentes. É o encargo com maior variação entre dois negócios de porte parecido.

Provisões de 13º salário e férias

O 13º corresponde a 1/12 da remuneração devida em dezembro por mês de serviço do ano, e a fração de 15 dias ou mais conta como mês integral (Lei 4.090, de 1962). As férias são de 30 dias corridos após cada período de 12 meses de contrato, com pelo menos um terço a mais que o salário normal. Os dois são direitos, não benefícios: a diferença é que o gasto não aparece todo mês, e sim em períodos específicos. Quem estima o custo mensal sem provisionar esses valores descobre o problema em janeiro e nas férias.

Aviso prévio e rescisão

O aviso prévio é de 30 dias para quem tem até um ano de serviço, acrescido de 3 dias por ano trabalhado na mesma empresa, até o máximo de 60 dias adicionais, ou seja, 90 dias no total (Lei 12.506, de 2011). É uma despesa previsível na média, mas concentrada no desligamento — o motivo de ela ser provisionada e não tratada como surpresa.

Benefícios e obrigações acessórias

Plano de saúde, vale-alimentação ou refeição, vale-transporte, seguro de vida e previdência privada entram no custo conforme o que a empresa concede ou negocia. O art. 458 da CLT não considera salário o transporte para o trabalho, a assistência médica e odontológica, o seguro de vida e a previdência privada, o que muda o encargo incidente sobre cada um. O vale-transporte tem uma parcela descontada do trabalhador fixada em lei própria, e o programa de alimentação do trabalhador permite deduzir do lucro tributável o dobro das despesas do programa, dentro dos limites do regulamento. Do lado das obrigações, exames admissionais e periódicos, treinamentos exigidos por norma e o envio de eventos ao eSocial consomem tempo e dinheiro mesmo quando não aparecem em nenhuma guia.

De onde vêm os números

Os percentuais que aparecem neste texto são os publicados nas leis: 20% de INSS patronal (art. 22, inciso I, da Lei 8.212), 8% de FGTS (Lei 8.036), 1%, 2% ou 3% de seguro de acidente conforme o risco (art. 22, inciso II), 40% de multa sobre os depósitos do FGTS na dispensa sem justa causa (art. 18 da Lei 8.036), 1/12 por mês de 13º (Lei 4.090) e 30 dias mais 3 por ano no aviso prévio (Lei 12.506). Não são médias de mercado.

O que as fontes públicas não entregam é o preço final do emprego. Benefício negociado em convenção coletiva, plano de saúde, vale-alimentação, exame ocupacional e honorários de contabilidade variam por setor, região e porte da empresa, e não existe tabela oficial que os some. Por isso este texto não publica total em reais nem faixa estimada: o único valor absolutamente calculável é o dos encargos com alíquota definida em lei.

O que muda conforme o caso

Para tornar a comparação concreta, aplicamos esses percentuais a um salário de R$ 2.500 em três enquadramentos de risco. Os valores em reais são aritmética simples sobre alíquotas oficiais, não preço de mercado. Cada ponto percentual equivale a R$ 25 por mês e a R$ 300 por ano.

Sobre essa base incidem ainda as provisões: 1/12 de 13º salário por mês (R$ 208,33 no exemplo) e 1/12 do mês de férias com o terço constitucional, algo próximo de R$ 208 por mês de trabalho acumulado. Somadas ao risco leve, as provisões levam o custo mensal acumulado a cerca de 37% do salário, antes de benefícios e exames.

Três variáveis mudam o resultado mais que qualquer outra: o enquadramento de risco da atividade, que desloca a alíquota de acidente em dois pontos percentuais; a existência de convenção coletiva, que costuma fixar piso e benefícios acima da lei; e o regime tributário, porque a empresa optante do regime de substituição ou do Simples Nacional não recolhe os 20% sobre a folha da mesma forma.

O que não está incluído

O número que você montar com essas alíquotas não cobre: o tempo de gestão gasto com seleção, treinamento, férias, afastamentos e desligamento; uniformes, equipamentos de proteção e adaptações exigidas por norma; custo de rotatividade, que inclui treinar de novo quem sai e pagar verbas rescisórias proporcionais antes do esperado; e insumos de trabalho como computador, licenças de software, telefone e espaço físico. Também não cobre o risco trabalhista — uma reclamação que discuta horas extras ou adicional de insalubridade pode alterar a base de cálculo de todos os encargos, para cima, com efeito retroativo. Nada disso tem alíquota publicada, e por isso não entra em nenhuma tabela deste texto.

Como usar esse número

Use o resultado para decidir contratação, comparação entre regimes de vínculo e orçamento anual. Um funcionário compromete custo todo mês, mais as provisões do ano, e esse compromisso não é reversível no mês seguinte. Compare o custo anual previsto, não a diferença de salário entre dois candidatos: a diferença de R$ 500 no salário se multiplica por 12 e ainda arrasta encargos e provisões proporcionais.

O que esse número não permite decidir: quanto cobrar pelo que a empresa vende e se o negócio como um todo fecha. Custo de emprego é a base do preço, não o preço. Misturar os dois leva a repassar encargo de forma errada ao cliente e esconder problemas de margem. Se a dúvida é o preço final, o caminho é Como calcular o preço de venda sem esquecer custos.

Dois passos práticos: primeiro defina quais componentes deste texto existem no seu caso — regime tributário, enquadramento de risco, benefícios de convenção — e calcule o custo mensal e o anual com eles. Depois trate o conjunto como parte de um controle mensal, junto com as demais despesas do negócio, para que a folha não seja o número que só aparece quando aperta. Um painel mínimo de acompanhamento está em Quais números uma pequena empresa precisa acompanhar todo mês?